L'archivage électronique avec MAPPING

Qu’est-ce que l’archivage électronique ?


L’archivage est une obligation légale (loi sur les archives du 15 juillet 2008), toutefois, les modalités de conservation ne sont pas pour autant définies. En conséquence, l’archivage légal n’existe pas : seul existe l’archivage à valeur probatoire, il est donc important d’établir un archivage dans l’état de l’art.

La validité du document numérique en tant que preuve dépend donc
de la fiabilité du système d'archivage !

  • L’archivage électronique repose sur 3 critères : la lisibilité, la stabilité du contenu informationnel et la traçabilité des opérations.
  • Les principes fondateurs d’un bon SAE (Système d’Archivage Electronique) sont : Pérennité, l’Intégrité, la Sécurité et la Traçabilité.

 
Pourquoi une Norme?
Le but de la norme NFZ42-013 est de répondre aux exigences du droit français en matière de preuve

  • il est important de recourir à la norme (car il n’existe pas de loi ni de jurisprudence) pour savoir apprécier les besoins, le cadre, etc.
  • un audit de conformité d’une solution portera sur les aspects techniques, fonctionnels et organisationnels.
Domaine d’application de la norme
norme archivage

L’archivage des documents comptables

Lorsqu’ils sont établis ou reçus sur support informatique, ces documents doivent être conservés sur support informatique. La conservation sur support informatique autorise l’entreprise à ne pas constituer d’archivage supplémentaire sur support papier. Cependant il est important de distinguer les éléments suivants :

    
  •  ne pas confondre archivage et sauvegarde

  •  la traçabilité (horodatage)

  •  la signature électronique

  •  la durée de conservation

  •   formats et supports

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Le procédé de la signature électronique : « Toute information électronique dont la définition et l’élaboration sont conformes au besoin d’authentification »

  •  numéro personne
  • clé de chiffrement personnelle
  • information biométrique
  •  etc.
signature électronique
La signature électronique a pour but
de garantir l’intégrité d’un document (contenu, origine)


La signature électronique sécurisée doit :

  •  être liée aux données auxquelles elle se rapporte de telle sorte que toute modification ultérieure de ces données soit détectable (empreinte chiffrée)
  •  être liée uniquement au signataire
  •  être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif (emploi d’une clé de chiffrement personnelle)
  •  permettre d’identifier le signataire (certificat: lien entre la clé (publique) et l’identité)


signature electronique


Et si l’émetteur et le destinataire ne se connaissent pas…

  • un tiers va garantir l’identité de l’émetteur et son lien avec la clé publique associée à sa clé privée
  • cette garantie se fait par l’établissement d’un certificat de clé publique
  •  le tiers s’appelle « tiers certificateur »


La place du logiciel dans un Système d’Archivage Electronique (SAE)

Le logiciel ne représente qu’une partie d’un SAE qui contient 3 aspects :

  • Stratégie (démarche, politique)
  • Organisationnel – mise en œuvre (processus, fonction, cycle de vie, implémentation, etc.)
  • Technique (formats, etc…)

Il n’existe aucun logiciel ni aucun cadre fonctionnel désigné par la loi et à valeur probante. Il faut donc se référer à un état de l’art défini par la Norme NF Z42-O13.


Quelles fonctions doit remplir un logiciel ?


Et le papier dans tout ça ?

  • On ne peut pas faire d’original électronique à partir d’un document papier :  n’est pas un « écrit électronique » un document qui n’a pas été nativement électronique. Numériser un document papier revient à en faire une copie de l’original, au même titre qu’une photocopie.

  • Un document reçu sous forme papier est à conserver sous forme papier.

  • Le papier ne permet pas toujours de répondre à la contrainte d’archivage d’intégrité et de pérennité.

  • Faut-il reprendre l’existant ? A l’unanimité, les spécialistes affirment que non :
    • - cela n’apporte pas d’avantage particulier
    - cela concourt bien souvent à l’échec du projet d’archivage
    - le taux de consultation est quasi nul dans la majorité des cas.

L’archivage sert à la consultation du document vivant !


La solution MAPPING

Grâce à nos logiciels, vous allez pouvoir:

  •  Horodater vos documents
  •  Insérer une signature électronique
  •  Archiver la copie exacte du document émis
  •  Opter pour un format standard (PCL5)
  •  Choisir un support adéquat
  •  Indexer les archives intelligemment pour une récupération efficace
  •  Restituer fidèlement le document
  •  Attribuer et gérer des droits / profils
  •  Gérer la journalisation
En conséquence, notre suite logicielle peut être utilisée pour aider les entreprises à répondre aux recommandations de la norme NF Z 42-013 !

Outre le respect de l’intégrité, la sécurité, la traçabilité et la pérennité de votre archivage, les modules MAPOUT et MAPWEB de la suite MAPPING présentent des avantages supplémentaires non négligeables.
Nul besoin de traitement supplémentaire :

  •  le flux est dupliqué au moment du traitement (impression, envoi par e-mail…)
  •  chacun des process peut être automatisé

Récupération simplifiée des documents

  •  grâce à une capacité d’indexation  logique et automatique
  •   grâce à une interface web  conviviale, dédiée utilisateurs, qui permet en toute simplicité d’exécuter des recherches
  •  les documents archivés et ainsi retrouvés peuvent être affichés, e-mailés,  imprimés, sauvegardés localement, avec ou sans calque

Plus de sécurité

  •  il est impossible de modifier les documents  archivés
  •  la gestion des droits permet de facilement déterminer  et contrôler qui a accès  à quel document ainsi que les actions qui peuvent être exécutées par ces utilisateurs