MAPPING Suite - Indexation et Archivage électronique sécurisé

Archivage Indexation Generation fichiers PDF avec noms dynamiques

OPTION D’INDEXATION AVEC MAPOUT

Définition

Génération de fichiers PDF avec noms dynamiques et création d’un fichier d’index permettant l’exploitation des documents par un système d’archivage tiers. Nécessite la licence MAPPING et l’option PDF.

Principe

L’option d’indexation va vous permettre d’archiver des documents provenant de MAPPING dans votre propre système d’archivage.

Pour cela, MAPPING va produire des fichiers au format PDF et y associer des fichiers contenant les index d’archivage au format TXT.
Archivage Indexation Generation fichiers PDF avec noms dynamiques

Cette option vous permettra donc de transformer vos documents issus de plateforme Unix, Linux, iSeries/AS400 ou Windows afin de les adapter à votre système d’archive.

Simplicité d’utilisation

Via une commande MAPPING unique vous pourrez à la fois générer des flux d’impression ainsi que des fichiers destinés à votre outil d’archivage (IBM Content Manager©, Open Text©…).

Un fichier de configuration va vous permettre d’indiquer les données qui feront partie des critères d’archivage. Vous pourrez également préciser les noms des fichiers et des répertoires à créer, ces noms pouvant être dynamiques (composés des valeurs des critères).

Archivage & Indexation

Génération de fichiers PDF avec noms dynamiques et création d’un fichier d’index permettant l’exploitation des documents par un système d’archivage tiers.

Héritage de toutes les fonctionnalités de l’outil de composition MAPDRAW.
Génération des documents d’archivage sur le serveur de production (Windows, Mainframe, Unix, Linux, iSeries).
Gestion de toutes les langues (Unicode, Code page, DBCS).
Nombre illimité de critères d'indexation.

Administration centralisée : gestion à partir d'un point unique d'un réseau et/ou d'un parc d'ordinateurs.

Administration décentralisée : gestion à partir de plusieurs points d'un réseau et/ou d'un parc d'ordinateurs.

AFPDS : Advanced Function Presentation (anciennement Printing) Data Stream. Flux de données utilisé pour imprimer des données dans le cadre de l'AFP. Il comprend du texte composé, des portions de page, des définitions de formes et des polices.

AIX : AIX est le système d'exploitation de type UNIX d'IBM. AIX est l'acronyme de Advanced Interactive eXecutive.

Archivage : l'archivage de toutes les données (documents sortants et documents entrants) se fait grâce à la solution d'archivage de Mapping Suite : Mapout. Mapout reçoit les impressions produites par Mapping (iseries AS400, Unix ou Windows) à travers son spooler et les documents scannés et indexés par MapGed. Les documents archivés dans Mapout peuvent être copiés sur CDROM. MapWeb permet aussi la publication de ces documents sur le Web pour un accès distant. L'indexation des documents se fait dans le logiciel MAPDRAW pour les documents sortants (factures clients, bulletins de paie, bons de commande…) et dans le logiciel MapGed, pour les documents entrants au format papier au moment de la numérisation (factures fournisseurs, bons de livraison, courriers…). Pour les documents entrants électroniques (email : lotus Notes ou Exchange / Outlook, documents type Office), la création d'index se fait au moyen d'une impression virtuelle. La recherche des documents archivés se fait au moyen d'une interface Windows classique ou d'un client Web léger (MapWeb). Elle peut être multi critères et permet à l'utilisateur final la visualisation, l'impression, l'export au format PDF du document archivé.

Archivage légal : un archivage est dit légal lorsqu'il permet d'authentifier à coup sûr le document archivé et son auteur.

AS400 : AS/400 est une gamme de mini-ordinateurs IBM apparue début février 1987. Ces mini-ordinateurs fonctionne sur le système d'exploitation OS400

Automatisation : exécution et contrôles de tâches sans qu'il y ait d'intervention humaine.

Base de données : MAPPING Suite s'interface avec les grandes bases de données du marché pour la conception des documents d'impression au travers du logiciel MapReport : Oracle, MySQL, DB2, Progress. De plus, Le logiciel MapWeb pour la consultation des documents archivés utilise également des bases de données externes."

Bon de commande : éléments récapitulant généralement les termes de l’offre, les modes de commande et de paiement, destiné à être rempli, coché, vignetté, etc.

Bordereau de livraison : relevé détaillé d'articles vendus.

Code barre : un code-barres, ou code à barres, est la représentation d'une donnée numérique ou alphanumérique sous forme d'un symbole constitué de barres et d'espaces dont l'épaisseur varie en fonction de la symbologie utilisée et des données ainsi codées."

Composer : Former un ensemble à partir de différents éléments.

Composition : action de composer un tout, d'associer plusieurs éléments.

consultation : rechercher un renseignement dans quelque chose.

Copie conforme : Copie d'un document original qui a été réalisée sans erreur, sans omission, ni addition

Courrier : Service permettant de transmettre via internet des messages électroniques ou documents informatisés.

CSV : Comma-separated values (CSV) est un format informatique ouvert représentant des données tabulaires sous forme de « valeurs séparées par des virgules ».

DBCS : chaine de caractére codés sur deux octets, normalisé en Unicode.

DB2 : DB2 est un système de gestion de base de données utilisant le langage SQL tout comme (par exemple) Oracle, PostgreSQL ou bien encore MySQL.

Déploiement : action d'envoyer des documents électroniques vers des sites distants.

Diffusion : le terme diffusion fait référence à une notion de « distribution », de « mise à disposition » (diffusion d'un produit, d'une information, d'un document, etc.)

Dispatching : action de distribuer, de diffuser, etc.

Distribution : grâce à Mapping Suite, c'est le cycle de vie du document, son routage et sa gestion complète qui sont repensés et optimisés : le document peut être imprimé, archivé, envoyé par email ou par fax, disponible sur le Web. L'utilisation des fonctions de tri, éclatement, fusion de spools ainsi que de la mise sous pli automatique permet également d'optimiser les processus de distribution du document et donc les coûts d'exploitation.

Document : dans Mapping Suite, même si votre ERP produit un spool d'impression, celui-ci deviendra un document électronique pouvant être amélioré par l'ajout de fond de page, de code barre, archivé, envoyé par email ou par fax, consultable sur le Web, etc.

Eclatement : action de diviser un fichier en plusieurs sur une valeure précise (numèro client, numèro facture, etc.)

Edition : Nom désignant un document informatique après impression.

Editique : l'éditique est un des métiers de Mapping Suite : conception et mise en page des documents d'édition. Mais Mapping Suite va plus loin en permettant la gestion des impressions et des imprimantes dans leur ensemble et la conservation du document créé au format électronique pour sa distribution via différents canaux : email, web, fax, etc.

Email : l'envoi automatique de spools par email est possible soit au moment du remaquettage, donc directement sur le serveur de production en smtp, soit au moment de l'archivage, donc sur le serveur d'archivage Mapout avec interface avec Notes, Exchange, les messageries ou logiciels de fax utilisant les MAPI et directement en smtp.

Envoi : action d'envoyer des documents electronique par mail, par FTP, etc.

Envoi automatique : action d'envoyer (par mail, dans un répertoire,…) sans intervention humaine.

ERP : enterprise Resource Planning en anglais, littéralement « planification des ressources de l'entreprise », expression rendue généralement par « gestion intégrée », à savoir l'intégration des différentes fonctions de l'entreprise dans un système informatique centralisé configuré selon le mode client-serveur.

Envoi mail : envoi d'un courrier éléctronique.

Etat : Document présentant des informations organisées pour leur visualisation ou leur impression.

Etiquette : petite fiche atttachée à un objet pour en indiquer le prix, l'origine, etc.

Facture : document établi par le vendeur reflétant exactement, d'un point de vue essentiellement comptable et fiscal, les conditions des opérations d'achat/vente réalisées entre les parties.

Ficher à plat : terme utilisé pour caractériser des données stockées séquentiellement, généralement en format texte, par opposition aux bases de données qui stockent les données d'une manière plus organisée.

Fichier à colonnage fixe : terme utilisé pour caractériser des données stockées de manière a ce que les colonnes soit toujours de la même largeur

Fichier avec séparateur : fichier contenant des données séparées par des caractères, des signes.

Flashcode : code barre numérique qui permet sans manipulation d'accéder à un site wap, web ou tout autre service en ligne proposé dans la gamme des services mobiles par Orange. Il suffit simplement avec son mobile de viser le code barre inscrit sur un panneau d’affichage, un magazine, un journal ou un écran et automatiquement après acceptation de l’accès au web, le mobile se connecte au service demandé.

Flux : le mot flux (du latin fluxus, écoulement) désigne en général un ensemble d'éléments (informations / données, énergie, matière, ...) évoluant dans un sens commun.

Fond de page : le logiciel MAPDRAW permet d'appliquer un ou plusieurs fonds de page sur les spools d'impression. Ces fonds de page peuvent être conditionnés en fonction d'une valeur présente dans le fichier (application de fond de page différent en fonction de la filiale par exemple). MAPDRAW est donc l'outil de développement des documents d'impression, utilisé sous Windows. Vous opérez un relookage du spool d'origine en insérant des logos, tableaux, signatures, de la couleur, de calque (type duplicata)… L'automatisation de la génération des documents se fait sur la machine de production.

Gestion des imprimantes : action de gérer et d'administrer tous types d'imprimantes.

Graphique : un document est dit graphique lorsqu'il est composé de tableau, logo, image, etc.

Helpdesk : help desk (ou "bureau d'assistance") est un service de support technique d'entreprise permettant de procéder à la gestion des incidents informatiques.

HPUX : Unix de chez Hewlett-Packard.

IGP : (Intelligent Graphics Printing) est un langage thermique

Image : fichier informatique contenant une photo, un logo, etc.

Impression : l'impression des documents est gérée par Mapping Output Manager, le spooler de Mapping Suite. La gestion des impressions et des imprimantes est faite via une interface Web sous UNIX (IBM AIX, HP UX, Sun Solaris, Linux) et sous Windows et est basée sur le spooler de l'OS sur iSeries AS400. L'impression est possible sur toute imprimante laser accessible depuis le réseau. Le remaquettage des spools produit des fichiers au format PCL, AFPDS ou PDF que vous pouvez envoyer sur des imprimantes PCL5 et AFPDS. De plus, via MAPPING OUTPUT MANAGER, possibilité de PCL6 et Postscript

Imprimante : MAPPING Suite permet la gestion de toutes les imprimantes disponibles sur le réseau. Dans le spooler UNIX ou Windows, vous définissez vos queues et imprimantes (adresse IP, type, langage, files d'attente) et les administrez complètement (suspendre, libérer, supprimer, visualiser, router une édition) qu'elles soient PCL, IPDS ou Thermique. Les caractéristiques des imprimantes sont bien sûr respectées : gestion des bacs d'impression, recto-verso, couleur, nombre de copies, etc.

Indexation : l'indexation d'un texte consiste à repérer dans celui-ci certains mots ou expressions particulièrement significatifs (appelés termes) dans un contexte donné, et à créer un lien entre ces termes et le texte original.

IPDS : Intelligent Printer Data Stream, plus connu sous le nom de IPDS est un protocole d'impression informatique (développé par IBM).

iSeries : le serveur Application System/400 (plus connu sous le nom d'AS/400), puis de iSeries et enfin de System i5, est un mini-ordinateur de la gamme IBM.

JES : Système d'IBM qui permet le contrôle du lancement et des sorties d'un script batch.

Langage impression : Ensemble de caractères ou de symboles utilisés pour donner des instructions à une imprimante

Laser : faisceau laser pour l'impression, permettant d'obtenir des points plus petit, d'où une meilleure définition.

Lettre : Texte que l'on envoie ou document officiel.

LINUX : Linux est un noyau d'OS souvent confondu avec le système d'exploitation du même nom dérivé de UNIX.

Logiciel : Un logiciel ou une application est un ensemble de programmes, qui permet à un ordinateur ou à un système informatique d'assurer une tâche ou une fonction en particulier.

Logo : Dessin qui sert à identifier de manière unique les entreprises, produits, services, institutions, agences, associations, événements, etc.

LPR/LPD : LPR signifie Line Printer Request ou demande d'impression; c'est celui qui fait la demande d'impression, que ce soit un PC ou un ordinateur central.
LPD signifie Line Printer Daemon ou agent d'impression, ou encore serveur d'impression. C'est la partie qui reçoit la demande et la traite.

Maquette : Dans le monde du MAPPING, il s'agit d'un fichier informatique grâce auquel vous allez séléctionner des informations dans vos documents de production.

Mail : mail (ou E-Mail) est le mot anglais qui désigne courrier éléctronique.

Mass mailing : envoi de courrier éléctronique en masse.

Message : Ensemble d'informations, généralement en forme de texte, envoyées d'une adresse électronique à une autre sur l'Internet.

Moteur de règles : Ensemble de conditions appliquant des actions à effectuer automatiquemnt.

MSSql : SQL Server est un SGBD développé et commercialisé par Microsoft, mais à l'origine par Sybase ; le SGBD Microsoft SQL Server fonctionne désormais uniquement sous Windows.

MVS : Multiple Virtual Storage (MVS) est le système d'exploitation des gros ordinateurs (« mainframes ») d'IBM.

Mysql : MySQL est un gestionnaire de base de données libre. Il est très utilisé dans les projets libres et dans le milieu industriel.

Office Vision (OV 400) : Suite de logiciels intrégrée d'IBM.

Oracle : Oracle est un système de gestion de base de données relationnel (SGBDR) fourni par Oracle Corporation. Il a été développé par Lawrence Ellison, accompagné d'autres personnes telles que Bob Miner et Ed Oates.

OS/390 : OS/390 est un système d'exploitation pour les ordinateurs centraux 370 et 390 d’IBM.

Outil : Partie d'un logiciel ou logiciel avec lequel on peut exécuter certaines commandes ou actions.

Output management : gestion des flux de documents en sortie des progiciels.
L'output management est l'ensemble des outils qui permettent d'organiser la diffusion des documents ou, plus généralement, des informations en sortie des progiciels.
L'objectif est de pouvoir contrôler de façon précise quelle information (tout ou partie d'un document) est distribuée à quelle personne (au sein d'une liste de diffusion) et par quel moyen (édition sur papier, pages Web, etc…) tout en garantissant l'intégrité des sources, l'aboutissement de la transaction et la confidentialité du contenu.

Pagination : consiste à numéroter les pages.

PCL : Printer Command Language, plus connu sous le nom de PCL est un protocole d'impression informatique (développé par HP) qui est devenu un standard de l'industrie.

PCL5 : le niveau 5 de ce protocole d'impression.

PDF : le Portable Document Format (communément abrégé PDF) est un format de fichier informatique créé par Adobe Systems. La spécificité du PDF est de préserver la mise en forme (polices d'écritures, images, objets graphiques…) telle que définie par son auteur, et ce quelles que soient l'application et la plate-forme utilisées pour lire ledit fichier PDF.

Performance : résultat optimal que peut obtenir un matériel.

Pilotage : fait de commander, gérer, manager un périhpérique.

Police : une police d'écriture est un fichier contenant les tracés des caractères et permettant de définir l'aspect des caractères à l'écran.

Print : Traduction anglaise d'impression (voir impression)

Production : ensemble des opérations de fabrication et de conditionnement.

pSeries : Type de Mainframe de la marque IBM.

Publication : la publication désigne également la mise à disposition de données ou d'informations dans des environnements informatiques, en particulier sur des bases de données et sur Internet (publication en ligne, publication électronique). Le terme peut aussi être synonyme d'édition de documents, comme dans l'expression « publication assistée par ordinateur » (ou PAO).

Publipostage : le publipostage désigne l'envoi massif d'informations et de prospectus publicitaires par voie postale ou électronique. Les logiciels de publipostage permettent d'envoyer en grand nombre des courriels.

Raw Data : données qui n’ont pas été traitées.

Recherche : Action de rechercher pour connaître ou retrouver un fichier ou zone de caractère.

Recto Verso : les 2 faces d'une feuille de papier.

REDHAT : Red Hat (NYSE : RHT) est une société multinationale d'origine américaine éditant des distributions Linux. Elle est l’une des entreprises dédiées aux logiciels Open Source la plus importante et la plus reconnue. Elle constitue également le premier distributeur du système d’exploitation Linux.

Référentiel : Ensemble structuré d'informations, utilisé pour l'exécution d'un logiciel, et constituant un cadre commun à plusieurs applications.

Reimpression : le fait de libérer un état pour que celui-ci s'imprime

Remaquettage : action de "re-looker", de mettre en forme vos éditions.

Routage : le spooler de MAPPING Suite, permet notamment le routage des éditions en fonction de différents attributs ou du contenu du spool ou du fichier traité. Les spools peuvent être éclatés, triés ou regroupés en fonction de critères (agence…), envoyés vers une ou plusieurs imprimantes au format PCL, AFPDS ou Thermique, archivés, exportés en PDF, envoyés par email."

Signature : procédé permettant de garantir l'authenticité de l'expéditeur d'un mail (fonction d'authentification) et de vérifier l'intégrité du message reçu.

Solution : logiciel dédié à une problématique de gestion.

Spool : Un SPOOL (Simultaneous Peripheral Operation On-Line) désigne un fichier d'édition envoyé vers un périphérique d'impression (imprimante). Le spool regroupe l'ensemble des ordres que l'imprimante doit exécuter pour mener à bien l'impression d'un ou plusieurs documents. Les puristes préférent sans doute l'orthographe "spoule", une francisation souvent utilisée dans les ouvrages informatiques diffusés en libraire.

Spooler : MAPPING Suite intègre un spooler dans ses versions IBM AIX, HP-UX, Sun SOLARIS, Linux et Windows. Ce spooler est un véritablement gestionnaire d'impression qui permet de gérer à distance toutes les imprimantes et de manipuler les fichiers d'édition."

Statistique d'impression : recueil et analyse de données pour une évaluation numérique.

Stream : en anglais, le mot stream désigne au sens premier un cours d'eau ou le courant qu'il véhicule. Par extension le terme peut être employé de façon générale pour faire référence à la notion de flot (en anglais flow) ou de flux.

SUN SOLARIS : Solaris est le système d'exploitation UNIX propriétaire de Sun Microsystems.

SUSE : SuSE (prononciation : /su:z?/, "souzai" en français) est une distribution Linux majeure, d'origine allemande et éditée par la société américaine Novell mais toujours développée en Allemagne notamment. SuSE est d'ailleurs un membre fondateur du Desktop Linux Consortium.

System I : Ensemble des serveurs de la famille AS/400, iSeries et System i5. En avril 2008, IBM a totalement fusionné les gammes System i et System p pour donner naissance aux IBM Power Systems.

Thermique (impression) : Le procédé d'impression "thermique direct" utilise essentiellement la chaleur. Les signaux sont transformés en impulsions électriques, puis transférés sélectivement à la tête d’impression thermique qui comporte des résistances miniaturisées qui, par effet Joule, produisent des impulsions thermiques. La chaleur est transmise à la surface du papier thermique pour développer la couleur par réaction chimique grâce à la rencontre des composants (leuco-colorant et révélateur) couchés sur la surface du papier.

Traitement de données : Ensemble des opérations qu'un ordinateur peut effectuer sur des données ou des informations.

Traitement de texte : logiciel qui permet de saisir du texte intéractivement.

Tri : fonction Mapping qui permet d'ordonner vos spools sur une ou plusieurs valeurs.

Unicode : Unicode est une norme informatique, développée par le Consortium Unicode, qui vise à donner à tout caractère de n'importe quel système d'écriture de langue un nom et un identifiant numérique, et ce de manière unifiée, quelle que soit la plate-forme informatique ou le logiciel.

UNIX : UNIX™ est le nom d'un système d'exploitation multitâche et multiutilisateur créé en 1969, à usage principalement professionnel, conceptuellement ouvert et fondé sur une approche par laquelle il offre de nombreux petits outils chacun dotés d'une mission spécifique. Il a donné naissance à une famille de systèmes, dont les plus populaires en 2007 sont Linux et Mac OS X. On nomme famille Unix l'ensemble de ces systèmes."

Ventilation : opération portant sur des marchandises ou sur du courrier et consistant à diriger chaque colis ou chaque pli vers son destinataire.

Visualisation : action de visualiser un fichier, une image, etc.

VM : désigne en informatique une machine virtuelle (Virtual Machine).

VSE : Virtual Storage Extended est un système d'exploitation pour ordinateurs mainframe d'IBM.

WINDOWS : Windows est une gamme de systèmes d'exploitation produite par Microsoft, principalement destinées aux machines compatibles PC.

Workflow : un workflow est un flux d'informations au sein d'une organisation, comme par exemple la transmission automatique de documents entre des personnes.

XML : XML (Extensible Markup Language (en) « langage de balisage extensible ») est un langage informatique de balisage générique.

XPS : XPS (XML Paper Specification) est un langage de description de pages développé par Microsoft, destiné à concurrencer en partie le format PDF pour la description de documents fixes et destinés à l'archivage et à l'impression.

ZOS : Z / OS est un système d'exploitation d'IBM (64 bits). Il est le successeur du système d'exploitation 0S/390.

zSeries : depuis décembre 2001, IBM désigne tous ses mainframes par le nom eServer zSeries. Ce sont des mainframes 64-bit, dont le premier est le zSeries 900.