FRANCE TÉLÉVISIONS & LA DÉMATÉRIALISATION DES CONTRATS : LE CHOIX D’Efalia

Des besoins de dématérialisation toujours plus présents chez France Télévisions..

Interview de Marie LOMBARDO, Responsable service Ingénierie Technique et Systèmes d’informations chez France Télévision par Efalia, janvier 2014.

Pourquoi avoir envisagé de déployer une solution de dématérialisation et de GED ?

Les principaux enjeux du déploiement de cette solution de GED étaient la centralisation du stockage des informations, et bien entendu leur circulation entre services.
Forts des expériences acquises à France 5 et France 3, l’extension à toutes les chaines du groupe a naturellement été proposée. 

Traitez-vous uniquement les contrats de production ? Si oui, de quelle manière ?

 Les dossiers de production contiennent une vingtaine de nature de documents, dont le contrat. Plusieurs services participent à la dématérialisation des documents, selon leur nature.

Chaque service « propriétaire » d’un volume significatif de documents à numériser possède un poste dédié à la numérisation avec un scanner, pour environ 4 à 5 personnes.

Chaque contributeur GED possède un pack collaboratif déployé sur son poste de travail pour permettre l’import dans le plan de classement des documents déjà numérisés.

Sur les photocopieurs multifonction existant dans tout FTV, un lien direct de numérisation vers une banette Efalia Doc peut être proposé de façon sécurisée avec le badge de l’utilisateur. Ceci permet de gérer aussi bien les hauts volumes de documents (de plus de 30 pages) de façon plus efficace, que des volumétries plus faibles qui ne nécessitent pas de déploiement d’un point de numérisation dédié.

D’autres avantages liés à la dématérialisation ?

La GED permet de garder des documents sur une longue durée avec un classement optimal accessibles grâce à une recherche facile d’utilisation.

Cela permet un partage des documents tout en ayant une seule version sauvegardée à un endroit unique : optimisation du stockage, de la consultation et du partage d’information entre les services.

Pourquoi avoir choisi la solution de Gestion Electronique de Documents d’Efalia ? 

Pour sa simplicité de mise en œuvre et d’utilisation, sa souplesse fonctionnelle et la richesse de son interface de d’administration fonctionnelle. 

Qu’avez-vous pensé de la formation ?

Nous avons beaucoup apprécié les formations réalisées par l’équipe d’Efalia. Les formateurs ont su prouver leurs qualités techniques et sont très pédagogues.

Et l’avenir ?

Étendre la solution de GED d’Efalia à d’autres directions que l’antenne pour dématérialiser différents types de documents (courriers papiers, contrats, factures …) avec des solutions de LAD/RAD pour certains types de document.

Les possibilités de web services vont permettre de rendre l’application invisible en appelant le document directement depuis l’application métier.

Marie LOMBARDO
Responsable service Ingénierie Technique et Systèmes d’informations